15 key takeaways uit het expertwebinar “2026 op de werf: vlot, veilig en inspectieklaar”

Tijdens het webinar, georganiseerd door Conneqtr en Mploy, deelden we onze inzichten over de toenemende complexiteit van regelgeving, documentbeheer en verantwoordelijkheden binnen de bouwsector.

De rode draad? Inspectieklaar zijn vraagt vandaag een doordachte aanpak die verder gaat dan het verzamelen van documenten. Structuur, digitalisering en duidelijke afspraken doorheen de volledige keten zijn essentieel.

We zetten de belangrijkste inzichten voor u op een rij.

1. Compliance wordt een gedeelde verantwoordelijkheid

Waar compliance vroeger vooral bij de hoofdaannemer lag, verschuif dit nu naar alle partijen in de keten.

• Regelgeving wordt uitgebreider en meer controle
• Meer focus op onderaannemers
• Vlaamse zorgvuldigheidsplicht speelt een centrale rol
• Verantwoordelijkheden worden breder gedragen

“Inspectieklaar zijn betekent: aantoonbare controle over de volledige keten.”

2. Voorbereiding is alles

“Inspectieklaar” vraagt een structurele aanpak met een goede voorbereiding.

• Documenten moeten vooraf correct zijn
• Alles moet meteen beschikbaar zijn op de werf
• Structuur en digitale tools maken het verschil

Proactief werken is de boodschap.

3. Documentatie vormt de basis

Correct documentbeheer is de ruggengraat van compliance.

Denk onder andere aan:

• Sociale en tewerkstellingsdocumenten
• A1- en detacheringdocumenten
• Identiteits- en verblijfsdocumenten
• Veiligheidsattesten (zoals basisveiligheid)

“Zonder correct documentbeheer geen compliance.”

4. Timing, opvolging en bewaring zijn cruciaal

Niet alleen de documenten zelf, maar ook het moment en de opvolging zijn bepalend.

• Verzamel alles voor de start van de werken
• Controleer dagelijks in het kader van inhoudingsplicht
• Bewaar documenten langdurig
• Zorg voor directe beschikbaarheid bij inspecties

5. Controleplicht vraagt alertheid

Aannemers hoeven geen inspecteurs te worden maar moeten wel basiscontroles uitvoeren.

• Check geldigheid en consistentie
• Detecteer fouten of onregelmatigheden
• Controleer op volledigheid

6. Privacywetging blijft van toepassing

Ook bij documentbeheer op de werf moet GDPR gerespecteerd worden.

• Wettelijke verplichting vormt de basis
• Gerechtvaardigd belang kan een rol spelen (bv. fraudepreventie)
• Transparantie en informatieplicht blijven verplicht
• Een verwerkingsregister is verplicht

“Verschil tussen directe en indirecte onderaannemers bepaalt de juridische onderbouwing.”

7. Data moet veilig beheerd worden.

Werfdata vraagt een degelijke bescherming.

• Beperk toegang tot gevoelig gegevens
• Voorzie beveiliging tegen datalekken
• Werk met passende technische en organisatorische maatregelen
• ISO 27001 is relevante referentie

8. Inspecties volgen duidelijke regels

Inspectiediensten hebben ruime bevoegdheden maar binnen duidelijke grenzen.

• Zowel aangekondigde als onaangekondigde controles
• Eerst vrijwillig voorleggen van documenten
• Geen willekeurige zoekacties toegestaan, zogenaamde “fishing expeditions”.
• Enkel wettelijk vereiste documenten zijn relevant

“Digitale systemen vallen onder inspectie maar het systeem zelf is niet het doel, de documenten wel.”

9. Non-compliance heeft zware gevolgen

Niet voldoen aan de regels kan grote impact hebben.

• Strafrechtelijke boetes kunnen oplopen tot €20.000 per werknemer
• Hoofdelijke aansprakelijkheid in de keten
• Sociale en fiscale inhoudingen
• Extra risico’s bij ontbrekende A1-verklaringen

10. Internationale tewerkstelling vraagt extra aandacht

Werken met buitenlandse werknemers brengt bijkomende verplichtingen met zich mee.

• De A1-verklaring is essentieel
• Zonder A1 geldt vaak Belgische sociale zekerheid
• Dagelijkse controles in functie van inhoudingsplicht
• Resultaten zijn slechts geldig op de dag van controle

11. Contracten en opvolging bepalen echte compliance

Sterke contracten zijn belangrijk maar opvolging is minstens even cruciaal.

• Voorzie duidelijke clausules (o.a. minimumloon en illegale tewerkstelling)
• Werk met sancties en weigeringsrechten
• Zorg voor continue monitoring via systemen
• Vermijd afhankelijkheid van één persoon

12. Vlaamse zorgvuldigheidsplicht vraagt nuance

De Vlaamse zorgvuldigheidsplicht betekent niet automatisch dat elke fout bestraft wordt.

• Niet elk ontbrekend document leidt tot sancties
• Strafbaarheid ontstaat hoofdzakelijk bij ernstige inbreuken
• Meer controle betekent meer verantwoordelijkheid

13. Veiligheid, inspectie en basisveiligheid

Veilig werken blijft een gedeelde verantwoordelijkheid op de werf.

• Basisveiligheidsattest is verplicht en controleerbaar
• Opdrachtgevers en aannemers moeten verplicht toezien
• Niet naleven kan leiden tot aansprakelijkheid

14. De toekomst is digitaal en real-time

De sector evolueert snel richting volledige digitalisering.

• Real-time aanwezigheidsregistratie check-in/check-out (verplicht tegen 2027)
• Integratie met toegangscontrole
• Automatische uitwisseling van documenten
• Minder manueel werk, meer automatisatie

15. Samengevat

Werfcompliance in 2026 draait om een combinatie van:

• Structuur
• Digitale ondersteuning
• Verantwoordelijkheid doorheen de keten
• Veilig databeheer
• Sterke contractuele afspraken

Het gaat niet alleen om welke documenten u heeft maar vooral hoe u ze beheert, opvolgt en kan aantonen.

U kan de opname van het webinar hier bekijken.